הכנות לקראת מעבר משרד

בעוד כמה ימים זה יקרה, והמשרד כולו עומד על הרגליים. המשרד שכולם התרגלו לאהוד מחליף כתובת, והמקום כמרקחה. הרצון של כולם הוא לסיים את התהליך מהר ככל האפשר, כדי ששגרת העבודה לא תיפגע, חלילה. ואולם, על מנת שזה יקרה נדרשת הירתמות של כולם, והכנה שלהם לקראת שינוי השגרה.

הכול נופל על תכנון

קשה מאד למצוא משרדים שהחליפו כתובת ללא סיוע של חברת הובלות. זה לא מקרי: הייעוץ וההכוונה חיוניים במקרה כזה, המצטיין במורכבות גדולה יחסית. חשבו, למשל, על הציוד הממוחשב היקר, המסמכים הרגישים או החדרים הרבים, שנראים אמנם אותו דבר- אך מיועדים למטרות שונות בתכלית.

לכן, טרם ההובלה חובה להכין רשימות מסודרות של כל הפריטים המועברים. על כל ארגז או פריט שכזה, יש לרשום בדיוק לאיזה חדר הוא מיועד. כך הפריקה והארגון יהיו פשוטים הרבה יותר, ושגרת העבודה במקום כמעט ולא תיפגע.

כחלק מהתכנון, אגב, רצוי מאד להחליט גם על סדר הובלת הדברים. יש ויכוח מהותי לגבי סוגיה זו, אם כי ההמלצה של רבים היא להוביל קודם לכן את הפריטים אשר חיוניים פחות לשגרת העבודה במשרד.

קבלו תקופות הסתגלות בהבנה

כאשר עוברים משרד, הרצון המיידי של רבים הוא לנסות לדמות ככל האפשר את המען הישן. במילים אחרות: הם מעוניינים לארגן את החדרים באופן דומה, להושיב עובדים ליד עמיתיהם ה”קודמים” וכן הלאה. אולם, לא בכל המקרים התאמה מסוג זה אכן אפשרית, דבר שעלול להפריע לעבודה, בעיקר בשבועות הראשונים שלאחר המעבר.

בכל אחד מהמקרים, רצוי לגלות סבלנות כלשהי כלפי העובדים. מנהלים המצפים כי בתוך יום או יומיים העסק יחזור להתנהל כפי שהיה קודם לכן צפויים לגלות אכזבה רבתי. כמו במקרים אחרים, סבלנות היא מילת המפתח.

הודעה ללקוחות

ביום המעבר, כמובן שהשאיפה של כל משרד היא להתנהלות חסרת הפרעות. לכן, לרוב יוענק לעובדים יום חופש. בעיה עלולה להיווצר כשזה נוגע ללקוחות. כדי למנוע אי הבנות, רצוי ליידע את הלקוחות מבעוד מועד על תאריך המעבר. זה לא רק ימנע מהם להפריע, אלא גם את התסכולים הנובעים מהגעה למשרד שמתברר כלא פעיל.

כאשר קובעים את תאריך המעבר, רצוי “לשריין” גם מספר ימים להתארגנות מחודשת. בפרק זמן זה, מומלץ להודיע לנותני שירותים שונים, לרשויות או לעסקים אחרים שעשויים לנסות לתקשר עם המשרד על הכתובת החדשה.

 

'